HMS/dsys – Dziekanaty – Aplikacja obejmuje wspomaganie pełnego zakresu pracy dziekanatów i działów spraw studenckich Uczelni. Przechowuje dane o przebiegu studiów i osiągnięciach studentów, ewidencjonuje dane o uzyskanej pomocy materialnej i stypendiach, ma możliwość obsługi kilku toków studiów jednego studenta, indywidualnego toku studiów, kart awansowych i różnic programowych oraz różnych systemów oceniania: ocenowego, kredytowego, punktowego i ECTS. Automatycznie zalicza semestry i wylicza średnie, ewidencjonuje decyzje Dziekana i Rektora; drukuje protokoły egzaminacyjne i zaliczeniowe, drukuje rejestr zaświadczeń studenckich, stypendialnych, dla WKU, dla ZUS, dla banków i in. oraz dyplomy i suplementy, również w językach obcych. Istnieje możliwość samodzielnego tworzenia szablonów dokumentów wykorzystywanych w systemie, przy wydruku uzupełniane są o dane pobierane z systemu.
Zastosowanie:
• wprowadzanie i ewidencjonowanie danych osobowych
• ewidencja i kontrola toku studiów
• pełne wsparcie dla punktacji ECTS – ograniczenie przy wyborze zbyt dużej ilości przedmiotów tak aby nie przekroczyć limitów punktów
• naliczanie stypendiów zgodnie z określonymi przez uczelnię kryteriami
• obsługa procesu dyplomowania, wydruk dyplomu oraz suplementów w języku polskim oraz obcym
• indywidualne oraz masowe tworzenie i wydruk kart ocen oraz różnic programowych
• obsługa przedmiotów fakultatywnych oraz obieralnych
• obsługa praktyk – ewidencja, rozliczenia wypłat, drukowanie zestawień
• rejestrowanie spisów zdawczo-odbiorczych akt osobowych
• tworzenie raportu do GUS
• drukowanie:
- przebiegu studiów (wyciągu z indeksu)
- protokołów egzaminacyjnych i zaliczeniowych
- dyplomów i suplementów w języku polskim oraz obcym
- list wypłat stypendiów
- zawiadomień, dowodów wpłat i wezwań do zapłaty
- list studentów wg wybranych kryteriów
HMS/dees – Akademiki – Kompletna obsługa uczelnianego osiedla akademickiego. Moduł ten wspomaga administrowanie bazą noclegową Uczelni Wyższych (domy studenckie, osiedla akademickie) oraz rozlicza studentów i gości za pobyt. Został zaprojektowany jako kompleksowe rozwiązanie przeznaczone dla Uczelni różnej wielkości, efektywnie wspierające prace pracowników administracyjnych.
Zastosowanie:
• kartoteka domów studenckich oraz wykaz dostępnych aktualnie pokoi
• określanie kategorii cenowych pokoi oraz możliwość ich zmiany w zależności od terminu
• możliwość przemeldowania mieszkańców
• rezerwacje
• ewidencja mieszkańców domów studenckich wraz z możliwością ich zameldowania i wymeldowania
• wyszukiwanie pokoi wg określonych kryteriów
• naliczanie odpłatności za pobyt w domu studenckim w sposób przyjęty na Uczelni oraz bieżąca kontrola wpłat
• tworzenie zestawień i list mieszkańców
• generowanie pism seryjnych
• przeglądanie historii meldunków studentów oraz przyznawanych im obciążeń w poprzednich latach akademickich
HMS/djos – Studium języków obcych – Moduł przeznaczony do efektywnego wsparcia prac międzywydziałowych lektoratów językowych.
Zastosowanie:
• przeglądanie danych osobowych studentów
• tworzenie list studenckich
• przydzielanie grup
• obsługa obciążeń dydaktycznych
• obsługa sesji egzaminacyjnej
• wydruki
HMS/dsty – Stypendia – Aplikacja obsługi stypendiów przeznaczona jest dla Uczelni, które przyznawanie pomocy finansowej studentów wyłączyły z modułu obsługi dziekanatów. Obsługa procedur tego modułu jest analogiczna do wykonywanych w module dziekanatowym.
Zastosowanie:
• obsługa różnego rodzaju stypendiów m.in. za wyniki w nauce, socjalnego czy stypendium specjalnego dla osób niepełnosprawnych
• przygotowywanie podstaw do naliczania stypendiów i wypłat poszczególnych składników świadczeń studenckich
• rejestr złożonych dokumentów i wniosków stypendialnych
• ustalanie typów i wysokości progów stypendialnych
• drukowanie list wypłat świadczeń studenckich
• drukowanie zestawień zbiorczych
• przelewy na rachunki bankowe
• drukowanie dokumentów PIT-11
HMS/dkas – Rozliczenia studentów – Wyodrębniony moduł do obsługi płatności i należności od studentów. Moduł jest wyposażony w funkcje analityczne, których celem jest wykrywanie braku spójności pomiędzy zarejestrowanym w systemie HMS/dsys przebiegiem studiów a wprowadzonymi do bazy informacjami o należnych płatnościach. Jest to bardzo istotne w sytuacji, kiedy np.: student został skreślony, a następnie reaktywowany w prawach studenta, co pociąga za sobą konieczność wniesienia dodatkowych opłat.
Zastosowanie:
• rejestrowanie wpłat za studia w sposób ogólnie przyjęty w księgowości w ścisłym powiązaniu z raportem kasowym lub wyciągiem bankowym
• dostęp do informacji o saldzie raportu/wyciągu, liczbie zarejestrowanych pozycji,
• możliwość na bieżąco wystawiania wpłacającemu KP lub faktury VAT
• dokonywanie analizy nieuregulowanych płatności wyświetlanych chronologicznie
• wykrywanie płatności niekompletnych z możliwością interpretacji wpłat cząstkowych
• możliwość naliczania odsetek od płatności przeterminowanych oraz wyliczanie szacowanych odsetek na bieżący dzień
• ekrany wprowadzania danych informują o wykrytych nadpłatach, podpowiadają też oczekiwaną wysokość wypłaty
• po zakończeniu wprowadzania wpłat związanych z określonym raportem kasowym lub wyciągiem bankowym, użytkownik ma możliwość „zablokowania” dokumentu, co nie pozwala na zarejestrowanie na nim następnej pozycji
• wydruk wezwania do zapłaty
• tworzenie raportów kasowych i ich rejestrów wraz z automatyczną numeracją.
HMS/kadr – Kadry – Moduł przeznaczony do prezentowania danych, które wcześniej wprowadzono w module HMS/kadr, HMS/bfpl i HMS/plac. Jego zadaniem jest wspomaganie pracy w działach osobowych, pozwalając pracownikom na sprawdzanie danych poprzez stronę internetową, stanowi więc uzupełnienie i integralną część modułu HMS/kadr.
Moduł pozwala zarówno na prezentację danych pochodzących z systemu kadrowego jak i na wprowadzaniu danych, które pojawią się w module HMS/kadr po zaakceptowaniu przez użytkownika z odpowiednim poziomem uprawnień. Proces aktualizacji np. danych osobowych może odbywać się bez konieczności osobistej wizyty w dziale osobowym Uczelni. Każdy pracownik posiada możliwość kontroli odcinków swoich wypłat oraz może dokonać generacji karty wynagrodzeń. Moduł przeznaczony jest również dla osób, które nie są pracownikami Uczelni, a wykonują swoją pracę na zasadzie umów cywilno-prawnych.
Zastosowanie:
• komfort oraz szybkość przeglądania oraz aktualizowania danych
• prezentacja danych osobowych pracowników
• aktualizacja danych osobowych i finansowych przez pracownika
• prezentacja danych dotyczących wynagrodzenia
• prezentacja danych dotycząca wypłat z tytułu umów cywilno-prawnych
• prezentacja kalendarza (choroby, urlopy) pracownika
• prezentacja absencji w postaci kalendarza
• planowanie urlopów
• możliwość sprawdzenia środków trwałych dla których istnieje odpowiedzialność materialna
• osoby pełniące funkcje kierownika na podstawie posiadanych uprawnień mogą przeglądać dane podlegających mu pracowników
• wysyłanie wiadomości pocztowych między użytkownikami eHMS
• tworzenie komunikatów wysyłanych do określonej grupy użytkowników
• tworzenie własnej listy kontaktów
• tworzenie kont dla osób nie będących pracownikami Uczelni, a pracujących na podstawie umów cywilno-prawnych
• sprawdzanie czasu i adresu IP z którego logowano się do systemu
HMS/plac – Płace - to podstawowa aplikacja opracowana do rozliczeń wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz stypendystów. Umożliwia grupowanie osób w ramach tzw. płatników, którzy mogą być dowolną grupą zatrudnionych. Przypisanie pracownikowi konta analitycznego ułatwia dokonywanie automatycznych rozliczeń z modułem finansowo – księgowym. Pozwala to na usprawnienie i zmniejszenie biegu dokumentów papierowych, co w efekcie daje oszczędności czasu i pracy.
Moduł pozwala także na rozliczanie wynagrodzeń finansowanych z różnych źródeł, takich jak budżet, projekty strukturalne, unijne czy inne, w podziale procentowym, z rozliczaniem czasu przepracowanego w ramach poszczególnych źródeł. Zgodnie z obowiązującymi przepisami przygotowuje pliki z danymi do Programu „Płatnik”, uwzględniając także wypłaty z tytułu umów zlecenia i o dzieło. Optymalna eksploatacja aplikacji HMS/plac wymaga wdrożenia modułu HMS/kadr, choć dzięki specjalnej budowie całego systemu możliwe jest, przy zachowaniu szczególnych warunków wykorzystanie tylko tego modułu.
Zastosowanie:
• możliwość wprowadzenia osób pozauczelnianych i tworzenia wypłaty np. wypłata odprawy pośmiertnej
• automatyczne rozliczanie wynagrodzeń pracownika wg kont analitycznych ułatwia dokonywanie automatycznych rozliczeń z modułem finansowo – księgowym
• automatyczne rozliczanie wynagrodzeń wg czasu przepracowanego w ramach różnych źródeł finansowania usprawnia przygotowanie analizy kosztów
• możliwość wygenerowania odpowiednich przelewów z kont przypisanych źródłom finansowania
• komunikaty sygnalizujące o nieprawidłowych zdarzeniach, np. o wynagrodzeniu mniejszym od minimalnego, o ujemnym wynagrodzeniu lub składkach
• obsługa zwolnień naliczania Funduszu Pracy dla uprawnionych
• weryfikacja łącznej kwoty wszystkich potrąceń zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy
• automatyczne pomniejszanie składników stałych o absencje chorobowe i szczególne typy urlopów
• automatyczne wyliczanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego tzw. 13-stki
• przy wyliczaniu wynagrodzenia system automatycznie nalicza zaokrąglenia wartości składek, w celu poprawnego wykazywania wartości sumy składek do ZUSu
• generacja zaświadczenia Rp-7
• wyprowadzanie danych w celu przygotowanie zestawień do GUS: Z-12, Z 03, Z-6, RB-70
HMS/bfpl – Umowy-zlecenia – Moduł opracowany do obsługi wypłat wynikających z umów zlecenia i o dzieło. Umożliwia ewidencję i drukowanie umów oraz rachunków stanowiących podstawę do realizacji wypłat. Współpraca z systemem HMS/plac pozwala na wspólne rozliczanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, kontrolowanie progu podstaw składek emerytalnych i rentowych, potrąceń indywidualnych, zwolnień podatkowych i wielu kont bankowych. W ramach modułu przygotowywane są dokumenty rozliczeniowe PIT (11, IFT-1, 8AR), pliki z danymi do programu „Płatnik” (zgłoszeniowe, rozliczeniowe i wyrejestrowujące) i zbiory z przelewami elektronicznymi. Aplikacja umożliwia ewidencje umów i wypłatę rachunków składających się z kilku pozycji, różniących się np. kontami analitycznymi. W ramach modułu tworzyć można wydruki list płac, zestawień zbiorczych według różnych kryteriów.
Zastosowanie:
• możliwość obsługi osób zewnętrznych- dostosowanie kartotek dla np. obcokrajowców
• prowadzenie rejestru umów wg kolejności wprowadzania, możliwość podglądu na jednym ekranie danych rachunków i umów zleceniobiorcy
• ewidencja danych osobowych zatrudnionych, potrąceń indywidualnych, zwolnień podatkowych i kont bankowych
• prowadzenie kartotek danych pomocniczych: urzędów skarbowych, banków, jednostek organizacyjnych, tematów prac i rachunków bankowych
• wydruki list wypłat, zestawień zbiorczych i analitycznych, deklaracji PIT-8AR, PIT-11, IFT-1 oraz kartotek wynagrodzeń
• pełna obsługa działań związanych ze składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (naliczanie, potrącanie, eksport danych do Programu „Płatnik”)
• eksport danych oraz wydruki zestawień zbiorczych dla księgowości
• obsługa zwolnień naliczania Funduszu Pracy dla uprawnionych
• weryfikacja jedynego zatrudnienia i minimalnej podstawy ubezpieczeń społecznych przy wyliczaniu składek
• wyprowadzanie informacji o przelewach na rachunki bankowe do zbioru przeznaczonego dla aplikacji bankowych (obsługa kilku różnych formatów bankowych)
• wydruk przelewów zaliczki podatku dochodowego od osób fizycznych, podatku zryczałtowanego oraz podatku od osób zagranicznych
HMS/uzus – Dokumenty rozliczeniowe – Moduł HMS/uzus przeznaczony jest do obsługi dokumentów zgłoszeniowych, aktualizacyjnych, wyrejestrowujących i rozliczeniowych pracowników etatowych uczelni, osób zewnętrznych zatrudnionych w ramach umowy zlecenia i o dzieło oraz studentów. Efektem zewnętrznym jego działania są dokumenty w postaci elektronicznej (pliki KDU) przygotowane do importu przez Program PŁATNIK.
Zastosowanie:
• automatyczne generowanie dokumentów zgłoszeniowych
• możliwość „ręcznego” wprowadzenia nowego dokumentu i skorygowania wcześniej utworzonego
• emisja danych do programu PŁATNIK
• łatwiejsze i szybsze sporządzenie deklaracji IWA poprzez udostępnioną aplikację
• słowniki kodów ZUS ułatwiające obsługę dokumentów i zapewniające spójność z Programem Płatnik
• dostępność do funkcjonalności modułu także z aplikacji kadrowej, płacowej i umów zlecenia
• wykorzystanie w pracy modułu niezbędnych informacji zawartych w innych modułach systemu HMS
• możliwość pracy w jednej aplikacji obsługującej całokształt spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym
• nadanie uprawnień wyznaczonym osobom, szczególnie w sytuacji istnienia jednostki organizacyjnej zajmującej się wyłącznie tematyką „zusowską”
• wykorzystanie informacji, których źródłem jest niniejszy moduł, przez inne moduły systemu HMS (kadry, place, umowy zlecenia)
HMS/pkzp – Kasa zapomogowo-pożyczkowa – Moduł przeznaczony jest do obsługi pracowniczej kasy zapomogowo – pożyczkowej, dedykowanej jest dla uczelni wyższych. Umożliwia ewidencję członków Kasy, stanów zgromadzonych wkładów oraz udzielonych pożyczek i spłacanych rat. Bezpośrednia współpraca z modułem kadrowym HMS/kadr pozwala na korzystanie z niezbędnego zakresu danych osobowych w nim zgromadzonych.
Automatyczny przepływ informacji, dotyczących udzielonych pożyczek i realizowanych przez listy płac spłat, pomiędzy aplikacją, a systemem płacowym usprawnia współpracę tych jednostek w szerokim zakresie.
Moduł realizuje zadania związane z przestrzeganiem przepisów KZP odnośnie ilości poręczeń, maksymalnych kwot pożyczek itp. prowadzi księgowość Kasy w niezbędnym zakresie.
Zastosowanie:
• schematy księgowań ułatwiające pracę w systemie
• program eliminuje ręczne obliczanie ilości i wysokości rat spłacanej pożyczki
• integracja z systemem kadrowo-płacowym umożliwia bieżący przepływ informacji o wypłaconych pożyczkach i potrąconych zobowiązaniach z tytułu PKZP
• możliwość prowadzenia ewidencji obrotów kasowych bezpośrednio w module
• możliwość generowania zestawień
• możliwość wydruku dokumentów kasowych
• ewidencja kart członków
• ewidencja wkładów i składek członków zarządu
• kontrola poręczeń
HMS/kasa – Kasa – Narzędzie służące do obsługi wpłat i wypłat gotówkowych, przelewów bankowych w różnych walutach. Pozwala na obsługę wielu kas gotówkowych. Posiada funkcję drukowania raportów kasowych oraz dokumentów KP i KW. W pełni współpracuje z modułem HMS/fina Posiada możliwość importu wyciągu bankowego. System uprawnień pozwala na przypisanie osób do obsługi danej kasy.
Zastosowanie:
• możliwość prowadzenia ewidencji w kilku kasach jednocześnie
• możliwość prowadzenia ewidencji środków pieniężnych w walutach obcych
• możliwość ewidencjonowania płatności studenckich i automatycznego importu z modułów służących do obsługi spraw studenckich
• integracja z modułem finansowo-księgowym
• możliwość wydruku dokumentów kasowych
• kontrola salda
• szeroki zakres uprawnień dotyczący czynności kasjera
• dostęp do kartoteki kursów walutowych dowolnej ilości banków
• możliwość wczytania z pliku lub ze strony internetowej tabel kursów walutowych
HMS/zaks – Zakupy i sprzedaż – Jest to narzędzie umożliwiające ewidencję dokumentów kosztowych: faktur zakupu, korekt, rachunków oraz sprzedażowych: faktur sprzedaży, korekt oraz paragonów. Umożliwia podział ewidencji dokumentów na rejestry. Jest w pełni powiązany z jHMS/FK. Możliwość automatycznego rozliczania rozrachunków. Nadzoruje rozbudowaną kartotekę kontrahentów. Etapowy model zatwierdzania i uzupełniania dokumentów, możliwość ewidencji w walutach obcych. Posiada w pełni modyfikowalne słowniki rodzajów kosztów oraz przychodów wspomagających dekretację. Umożliwia drukowanie faktur sprzedaży wg wzoru użytkownika oraz zestawień do działu księgowego. Ewidencja miejsca przechowywania dokumentu papierowego.
Zastosowanie:
• słowniki wspomagające opis i dekretację dokumentów
• automatycznie tworzony rejestr VAT
• wystawiania dokumentów sprzedażowych na podstawie danych z innych modułów np. dokumentów Wydawania zewnętrznego
• możliwość wprowadzania szczegółowych informacji o dokumentach kosztowych i sprzedażowych
• możliwość wprowadzania i wystawiania dokumentów w walutach obcych
• możliwość wstawiania dokumentów sprzedażowych na podstawie danych z modułów magazynowych, dziekanatowych, zarządzających mediami
• integracja z modułem finansowo – księgowym
HMS/prze – Przelewy – Moduł przeznaczony jest do obsługi przelewów, przygotowywanych w oparciu o ewidencjonowane faktury. Może bazować na dokumentach z własnego rejestru lub na przelewach tworzonych „ręcznie”. Informacje o kontrahentach dostępne są ze słownika obsługiwanego w module finansowo – księgowym, limitach lub przelewach (w zależności od ustawień konfiguracyjnych systemu).
Zastosowanie:
• dostęp do kartotek/słowników systemowych (np. kartoteka kontrahentów, plan kont)
• możliwość prowadzenia własnego rejestru faktur
• indywidualne lub masowe tworzenie przelewów, z możliwością określenia terminu ich realizacji
• wykorzystanie przypisania wielu rachunków bankowych dla jednego kontrahenta
• dostęp do modułu dla osób odpowiedzialnych za obsługą przelewów, niezależnie od zatrudnienia w jednostce organizacyjnej
• oszczędność czasu w wypadku masowego przygotowywania przelewów
• bezpośredni eksport do pliku, w formacie akceptowanym przez aplikację bankową
HMS/limi – Limity – Moduł nadzorowania środków finansowych przeznaczonych na określone cele. Umożliwia ewidencję wydatków w ramach poszczególnych limitów, jeszcze przed ich zatwierdzeniem przez jednostki księgowości, dając informację o bieżącym stanie finansów. Dodatkowo realizowana w module ewidencja składanych zamówień, udostępnia informacje o przewidywanym stanie środków, co pozwala na uniknięcie ich przekroczenia w momencie faktycznej realizacji zamówień. Dostępne są raporty dotyczące limitów, wpływów, zamówień i wydatków.
Moduł przeznaczony jest dla sekcji likwidatury oraz dla służb finansowych na wydziałach, pozwalając zainteresowanym jednostkom uczelni na zdalne śledzenie bieżącego stanu środków finansowych. W ramach poszczególnych limitów możliwe jest prowadzenie planów rzeczowo – finansowych, dla poszczególnych rodzajów kosztów (amortyzacja, delegacje, wynagrodzenia itp.). Funkcja importu danych umożliwia automatyczne przenoszenie wypłaconych wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę oraz w ramach umów zlecenia i o dzieło. Dostępna jest także funkcja obsługi przelewów elektronicznych, dotyczących wprowadzonych do modułu faktur.
Zastosowanie:
• bieżąca ewidencja dokumentów, w momencie ich pojawienia się na uczelni
• aktualna informacja o stanie środków finansowanych przeznaczonych na określony cel (limit)
• automatyczne pobieranie danych z innych modułów
• potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji przez dział zamówień publicznych
• kontrola ewidencjonowanych wydatków w założonymi planami
• możliwość przygotowania przelewów w oparciu o zapisane faktury
• korzystanie z dostępnych w systemie słowników / kartotek, na zasadzie współpracy z innymi jednostkami uczelni (np. kartoteka kontrahentów, plan kont)
• możliwość dostępu do wprowadzonych dokumentów, w momencie ich zapisania w systemie, przez zainteresowane osoby
• minimalizacja możliwości przekroczenia limitu środków w oparciu o dostęp do informacji o bieżącym stanie środków finansowych (po realizacji faktur) oraz ich przewidywanym stanie (na podstawie ewidencji składanych zamówień)
• przyspieszenie obiegu informacji poprzez automatyczny jej przepływ między modułami systemu, a tym samym jednostkami organizacyjnymi uczelni
• bezpośredni dostęp do informacji osób bezpośrednio związanych z realizacją działań objętych limitami, tak w administracji centralnej jak i wydziałowej
• dostęp do zestawień tworzonych według różnych kryteriów, stanowiących podstawy do przygotowywania analiz ekonomicznych
HMS/admi – Administracja – Moduł integrujący system HMS. Obsługa uprawnień dostępu do poszczególnych podsystemów lub ich części, wspólnej puli drukarek i ich rodzaju oraz inne czynności administracyjne.
Zastosowanie:
• obsługa kartoteki użytkowników
• obsługa kartoteki modułów
• konfiguracja terminali
• konfiguracja drukarek/wyjść
• obsługa systemu HELP
• ustawienia parametrów
• obsługa kontekstów
• obsługa licencji
• obsługa logów systemowych
• obsługa użytkowników eHMS
